Geen aparte pauzescans
Axoo vergelijkt de registraties met het ingestelde arbeidsrooster, inclusief de voorziene pauzes. Zo hoeven werknemers hun gebruikelijke middagpauze niet afzonderlijk te scannen.
Wettelijke tijdsregistratie?
Hou het simpel.
Axoo werd ontworpen om te vermijden dat arbeidstijdregistratie een nieuwe administratieve last wordt voor de werkgever.
Twee scans per dag, IN en OUT, volstaan per werknemer
Automatische verwerking van voorziene pauzes
Registratie op de werkvloer
Geen nieuw payrollproces
€240 /jaar
Onbeperkt aantal werknemers
Excl. 21% btw · Geen opstartkosten
Gratis optie
AI-alert
Ontvang waarschuwingen bij afwijkende patronen.
De grootste administratieve last zit niet in het registreren zelf, maar in het opvolgen en corrigeren van fouten.
Daarom houdt Axoo de registratie bewust eenvoudig. De werknemer scant bij aankomst en vertrek. Axoo verwerkt de registraties, vergelijkt ze met de ingestelde werktijden en maakt afwijkingen zichtbaar. Zonder van iedere afwijking automatisch een nieuw goedkeuringsproces te maken.
Registreren waar het werk gebeurt
De ScanTag
Bij een app kan een werknemer al inklokken vóór aankomst of pas uitklokken na vertrek. Dat kan bijkomende controle door de werkgever vereisen.
Axoo koppelt de normale registratie aan een fysieke ScanTag op de werkvloer. Werknemers scannen IN bij aankomst en OUT bij vertrek.
De smartphone dient enkel als scanner. Er hoeft geen Axoo-app geïnstalleerd te worden. De ScanTag is een duurzaam metalen plaatje met twee QR-codes.
Registratie via een QR-code is geen absolute aanwezigheidswaarborg, maar koppelt de normale scan aan een fysiek registratiepunt.
Scannen in 3 seconden.
Eénmalig koppelen met een persoonlijke PairCode.
Daarna wordt de werknemer automatisch herkend.
Geen login of herhaalde code-invoer.
Voeg eenvoudig een nota toe.
Een optionele toelichting bij IN of OUT blijft
gekoppeld aan de oorspronkelijke scan.
Minder handelingen. Minder opvolgwerk.
01
02
03
Axoo voorkomt onnodige administratie.
Minder controlewerk
De normale registratie gebeurt via een ScanTag op de werkplek, niet via een vrij bedienbare START/STOP-knop vanop om het even welke locatie.
Payroll blijft gescheiden
Axoo registreert de feiten en toont afwijkingen. De werkgever behoudt zijn bestaande loonverwerking, zonder dat iedere afwijking automatisch een afzonderlijke goedkeuring vereist.
De automatische verwerking van voorziene pauzes gaat uit van de werkelijk gevolgde pauzeregeling. Afwijkingen moeten correct kunnen worden verwerkt.
Wat als het eens fout loopt?
Niet iedere vergissing hoeft een administratief probleem te worden.
Vergeten scans, dubbele scans en onvolledige registraties komen in iedere onderneming voor. Axoo past vaste controles toe om de registratie zo veel mogelijk automatisch te laten doorlopen.
Een dubbele scan?
Axoo herkent kort opeenvolgende dubbele registraties en voorkomt dat ze zomaar als afzonderlijke prestaties worden geteld.
Een OUT vergeten?
Axoo voorkomt dat een vergeten OUT de volgende werkdag blokkeert. De ontbrekende eindtijd wordt niet zomaar als werkelijk gewerkt ingevuld.
Een afwijkende situatie?
Via de optionele scannota kan een werknemer meteen toelichting geven. Ontbrekende of tegenstrijdige gegevens worden herkenbaar gemarkeerd wanneer verdere beoordeling nodig is.
Het uitgangspunt:
Axoo vangt automatisch op wat betrouwbaar kan worden opgevangen
en signaleert alleen wat verdere aandacht vereist. Zo hoeft de werkgever
niet iedere vergissing afzonderlijk op te volgen.
De oorspronkelijke registraties blijven behouden.
Beheer zonder complexiteit
MyAxoo
De werkgever behoudt het overzicht in één eenvoudige beheeromgeving. Werknemers beheren, registraties opvolgen, referentietijden instellen en gegevens exporteren wanneer nodig.
01 · Dashboard
Wie is er aan het werk?
Het dashboard toont de lopende registraties, de werknemers zonder actieve sessie en de meest recente IN- en OUT-scans.
Zo heeft de werkgever meteen zicht op de actuele registratiestatus, zonder afzonderlijke lijsten te moeten raadplegen.
02 · Werknemers
Werknemers en werktijden beheren.
Voeg werknemers toe, koppel hun smartphone en stel per medewerker de voorziene werktijden in.
Dat kan via een herhalend rooster of via de kalender, zodat Axoo de geregistreerde tijden kan vergelijken met wat vooraf werd afgesproken.
Verwachting versus realiteit
Flexibiliteit en glijdende werkuren
Een uurtje langer werken op maandag en dinsdag wat vroeger stoppen? Het klassieke systeem van geven en nemen bestaat in heel wat KMO's.
Axoo registreert de werkelijke IN- en OUT-tijden en vergelijkt die met de ingestelde referentieduur.
Meer- en minderprestaties worden zichtbaar in heldere overzichten, die de werkgever kan raadplegen en exporteren naar PDF of Excel.
De bestaande flexibiliteit wordt transparant,
zonder van iedere afwijking automatisch een
nieuw administratief goedkeuringsproces te maken.
De geldende afspraken en wettelijke regels over arbeidsduur, overuren en inhaalrust blijven uiteraard van toepassing.
Privacy by design
Privacy en GDPR
Axoo gebruikt de smartphone uitsluitend als scanner. Werknemers hoeven geen aparte Axoo-app te installeren.
Voor de normale registratie zijn geen GPS-tracking, biometrie of permanente locatiegegevens nodig.
Daarmee beperkt Axoo de verwerking van persoonsgegevens en de mogelijke bezorgdheden over het gebruik van persoonlijke smartphones.
De werkgever blijft verantwoordelijk voor het correcte gebruik en zijn verplichtingen onder de GDPR.
Lees meer over GDPR →
Betaalbaar voor iedere KMO
€240 per jaar. Klaar.
Onbeperkt aantal werknemers. Geen licenties per medewerker, geen dure prikklok en geen opstartkosten. De eerste definitieve ScanTag en verzending zijn inbegrepen.
Probeer Axoo 14 dagen gratis →
€240 excl. btw · Facturatie na activatie
Tijdens de proefperiode gebruik je downloadbare QR-codes. Na activatie en betaling ontvang je de definitieve fysieke ScanTag.
Arbeidstijdregistratie 2027
De vernieuwde registratieplicht
De aangekondigde Belgische hervorming voorziet een bredere verplichting om arbeidstijd objectief en betrouwbaar te registreren.
Axoo werd ontwikkeld vanuit een eenvoudige vraag: hoe kunnen Belgische KMO's aan registratievereisten voldoen zonder een omvangrijk nieuw administratief proces te creëren?
Overgangsregeling:
volgens de aangekondigde regeling zouden
ondernemingen tot 31 maart 2027 de tijd
krijgen om zich in regel te stellen.
De definitieve wetgeving en uitvoeringsregels
bepalen de precieze verplichtingen.
Veelgestelde vragen
↑Waarom Axoo anders werkt
Waarom zijn twee scans per dag voldoende?
Axoo registreert IN bij aankomst en OUT bij vertrek en vergelijkt de geregistreerde periode met de ingestelde werktijden.
De voorziene pauzes worden daarbij volgens het ingestelde rooster verwerkt. Werknemers hoeven hun gebruikelijke middagpauze dus niet afzonderlijk te registreren.
De instellingen moeten wel aansluiten bij de werkelijk gevolgde pauzeregeling. Afwijkingen moeten correct verwerkt kunnen worden.
Waarom niet gewoon een tijdsregistratie-app?
Bij een gewone START/STOP-app kan een werknemer mogelijk al inklokken voordat hij de werkplek bereikt of pas uitklokken nadat hij die verlaten heeft.
Axoo koppelt de normale registratie aan een fysieke ScanTag op de werkplek. Dat kan de nood aan bijkomende controles verminderen.
Is registratie op de werkplek een absolute aanwezigheidswaarborg?
Nee. Een QR-code kan bijvoorbeeld worden gefotografeerd of gedeeld. De ScanTag koppelt de normale registratie wel aan een fysiek registratiepunt in plaats van een vrij bedienbare klokknop.
Waarom blijft payroll gescheiden?
Zodra geregistreerde tijd automatisch naar de loonverwerking gaat, moet mogelijk iedere afwijking afzonderlijk worden beoordeeld.
Wat als een werknemer om 17.00 uur stopt met werken, zijn bureau opruimt en pas om 17.07 uur OUT scant?
Axoo registreert de tijdstippen en maakt verschillen zichtbaar. De werkgever beslist hoe de gegevens volgens de toepasselijke regels verder verwerkt worden.
Nieuwe registratieplicht. Geen nieuw goedkeuringsproces.
Is Axoo een volledige HR-suite?
Nee. Axoo richt zich bewust op eenvoudige arbeidstijdregistratie en overzichtelijke opvolging. Planning, personeelsadministratie en payroll blijven afzonderlijke bedrijfsprocessen.
Waarom geen klassieke prikklok of badge?
Een klassieke prikklok maakt registratie op een fysieke plaats mogelijk, maar vereist afzonderlijke hardware. De Axoo ScanTag vervult die rol zonder bijkomende elektronische installatie op de werkvloer.
Is Axoo GDPR-vriendelijk ontworpen?
Axoo hanteert het principe van dataminimalisatie. Voor de normale registratie zijn geen GPS-tracking, biometrie of permanente locatieregistratie nodig.
De onderneming moet daarnaast haar eigen GDPR-verplichtingen naleven, onder meer over informatieverstrekking en toegang.
Hoe werkt Axoo in de praktijk?
Hoe registreert een werknemer zijn arbeidstijd?
Bij aankomst scant de werknemer IN. Bij vertrek scant hij OUT. De registratie wordt automatisch verwerkt in MyAxoo.
Hoe weet Axoo wie er scant?
Iedere werknemer krijgt een persoonlijke PairCode. Bij de eerste scan wordt de smartphone eenmalig gekoppeld. Daarna herkent Axoo het gekoppelde toestel automatisch, zonder dat de werknemer opnieuw moet inloggen of zijn PairCode invoeren.
Moet een werknemer een app installeren?
Nee. De registratie verloopt via de browser van de smartphone. Er hoeft geen Axoo-app te worden gedownload of geïnstalleerd.
Wat als iemand zijn smartphone niet wil gebruiken?
De werkgever kan een alternatief toestel voorzien of gebruikmaken van de manuele registratiemogelijkheid in MyAxoo.
Wat als iemand IN of OUT vergeet te scannen?
Axoo verzint ontbrekende arbeidstijden niet. Onvolledige registraties worden volgens vaste regels verwerkt en waar nodig gemarkeerd als afwijking of NO DATA.
De oorspronkelijke registraties blijven behouden.
Wat als iemand tweemaal na elkaar scant?
Axoo gebruikt automatische controles om kort opeenvolgende dubbele scans te herkennen en onbedoelde dubbelregistraties te beperken.
Kan een werknemer een nota toevoegen?
Ja. Bij een IN- of OUT-scan kan optioneel een nota worden toegevoegd, bijvoorbeeld bij vertraging of een uitzonderlijke situatie. De nota blijft aan de betreffende scan gekoppeld.
De werkgever kan deze toelichting in MyAxoo raadplegen. Zo is de context van een afwijkende registratie meteen beschikbaar, zonder afzonderlijke communicatie achteraf.
Hoe worden de verwachte werktijden ingesteld?
In MyAxoo kan de werkgever per werknemer een herhalend rooster of een kalender gebruiken. Zo worden werkelijke registraties vergeleken met de ingestelde referentieduur.
Werkt Axoo met glijdende uren?
Ja. Axoo maakt verschillen tussen de geregistreerde aanwezigheid en de ingestelde referentieduur zichtbaar in de rapporten. De toepasselijke arbeidsduurregels blijven gelden.
Kan Axoo op meerdere locaties worden gebruikt?
Ja. Je kunt meerdere ScanTags gebruiken en werknemers koppelen aan de gewenste vestiging of afdeling.
Kan een werknemer thuis registreren?
De standaardwerking gebeurt via een ScanTag op de werkplek. De werkgever kan bewust een aanvullende of digitale ScanTag beschikbaar stellen voor thuiswerk.
Kan ik rapporten downloaden?
Ja. In MyAxoo kunnen registraties worden geraadpleegd en geëxporteerd naar PDF of Excel.
Zijn er kosten per werknemer?
Nee. Axoo werkt met een vaste jaarprijs van €240 excl. btw, ongeacht het aantal werknemers.
Zijn er opstartkosten?
Nee. Het jaarlijkse abonnement omvat de eerste definitieve ScanTag en de verzending.
Kan ik extra ScanTags bestellen?
Ja. Extra ScanTags zijn beschikbaar voor bijkomende ingangen, vestigingen en afdelingen.
Wat gebeurt er wanneer een werknemer uit dienst gaat?
De werknemer kan in MyAxoo op inactief worden gezet. Historische registraties blijven behouden.
Wat gebeurt er met gegevens na stopzetting?
Volgens de huidige opzet stopt de scanfunctie na beëindiging, maar blijft toegang tot bestaande registraties en rapporten mogelijk, zodat de bewaarplicht kan worden gerespecteerd.