Vanaf 01/01/2027 is elk bedrijf verplicht om de arbeidstijd te registreren van zijn werknemers.
Voor 240 euro/jaar ben je met Axoo 100% in orde zonder extra werk.
Prijs zonder 21% BTW - abonnement 100% fiscaal aftrekbaar
Axoo is geen app en geen planningstool. Axoo registreert en zorgt voor eenvoudige rapporten.
Met Axoo kunnen KMO’s voldoen aan de regelgeving rond tijdsregistratie, zonder bijkomende administratieve last.
Axoo richt zich op ondernemingen waar de organisatie zich afspeelt rond een vaste werkplek, waarbij werknemers hun werkdag starten en beëindigen op dezelfde plaats. Ook ondernemingen met meerdere vestigingen kunnen eenvoudig werken met meerdere ScanTags en locatiegebonden rapportering.
De ScanTag
Registratie terugbrengen tot een natuurlijke reflex.
De registratie gebeurt eenvoudig door een unieke QR-code voor IN of OUT te scannen met een smartphone. De QR-codes worden met UV op een metalen plaatje gedrukt (10 cm hoog en 15 cm breed) dat je ophangt op de werkvloer.
Niet alleen omwille van de kwaliteit en duurzaamheid, maar ook omdat het herkenbaar aanvoelt als de klassieke prikklok — alleen in een moderne, eenvoudige vorm. Zo wordt registreren geen extra handeling, maar een vanzelfsprekende reflex binnen het dagelijkse werkritme.
Alle registraties worden automatisch verwerkt en opgeslagen in MyAxoo, waar je ze eenvoudig kunt opvolgen en exporteren wanneer nodig. De smartphone wordt éénmalig gekoppeld, daarna verloopt de herkenning automatisch bij elke scan.
Smartphone éénmalig koppelen
Eén keer koppelen. Daarna wordt elke scan automatisch herkend.
Bij de allereerste scan voert de werknemer éénmalig zijn persoonlijke PairCode in. Daarmee wordt de smartphone gekoppeld aan zijn profiel in MyAxoo.
Vanaf dat moment herkent Axoo de smartphone automatisch bij elke volgende IN- of OUT-scan. De werknemer hoeft dus geen code, naam of andere gegevens meer in te voeren.
Eenmalig PairCode invoeren
Bij de eerste scan vraagt Axoo één keer naar de persoonlijke PairCode van de werknemer.
Smartphone is gekoppeld
De koppeling wordt bevestigd. Vanaf nu is deze smartphone automatisch aan de juiste werknemer verbonden.
Daarna gewoon scannen
Bij elke volgende IN- of OUT-scan wordt de smartphone meteen herkend en de registratie automatisch verwerkt.
Nota bij een scan
Extra duiding wanneer dat nodig is.
Bij elke IN- of OUT-scan kan de werknemer optioneel een nota toevoegen. Zo kan een afwijking, vertraging of praktische toelichting meteen bij het juiste scanmoment worden bewaard.
In MyAxoo zie je onmiddellijk bij welke registratie een nota hoort en kun je die eenvoudig raadplegen.
Ook als het eens fout loopt
Axoo bewaakt de continuïteit van de tijdsregistratie.
Axoo registreert niet eenvoudigweg IN en OUT. Het systeem controleert ook of opeenvolgende scans logisch op elkaar aansluiten en vangt afwijkende situaties automatisch op.
Vergeet iemand een OUT-scan, scant iemand tweemaal IN of ontstaat er een andere onvolledige registratie, dan past Axoo vaste regels toe zodat de tijdslijn bruikbaar blijft en de volgende werkdag opnieuw correct kan worden geregistreerd.
MyAxoo
Eenvoudig beheer.
MyAxoo is het centrale platform waar alles eenvoudig beheert.
Je voegt werknemers toe, stelt verwachte aanwezigheidsduur in en volgt alle prestaties in één overzichtelijke omgeving.
Dankzij de combinatie met de ScanTag registreer je werktijden fysiek op de werkvloer, terwijl MyAxoo alles automatisch verwerkt en opslaat op een beveiligde server.
Heb je meerdere vestigingen of afdelingen, dan blijft Axoo eenvoudig werken. We bezorgen jou extra ScanTags en koppelen elke werknemer in zijn profiel aan de juiste locatie of afdeling, bijvoorbeeld Peter aan Frontdesk en Karel aan Magazijn.
Flexibiliteit en glijdende werkuren
Verwachting versus realiteit.
Axoo vergelijkt elke werkdag met de verwachte aanwezigheidsduur en laat ruimte voor het klassieke geven en nemen: even wat langer werken wordt transparant gecompenseerd door later wat vroeger te stoppen.
Binnen glijdende werkuren blijft die flexibiliteit behouden, terwijl de referentietijd als duidelijke basis dient voor objectieve opvolging.
Privacy en GDPR
Waarom we géén app gebruiken.
Wij verwachten dat er bij werknemers weerstand ontstaat tegen het verplicht gebruik van een app op hun persoonlijke smartphone. Dit raakt aan bezorgdheden rond privacy, de scheiding tussen werk en privé en het gebruik van eigen middelen voor professionele doeleinden.
Daarom kozen wij voor een interface die geen installatie vereist en waarbij de smartphone enkel fungeert als scanner, zonder bijkomende dataverwerking of toegang tot persoonlijke gegevens. Hierdoor blijft de drempel voor werknemers laag en worden privacy- en gebruiksbezwaren maximaal beperkt.
Tijdens de testperiode scan je eenvoudig de QR-codes die je kunt downloaden.
Na 14 dagen zal gevraagd worden om het abonnement te activeren.
Pas na activatie volgt uitnodiging tot betalen.
Na ontvangst van de betaling sturen we de definitieve ScanTag op.
Verplichting 2027
↑Vermijd boetes!
Vanaf 1 januari 2027 wordt arbeidstijdregistratie verplicht voor alle ondernemingen.
Hoewel nog niet alle details bekend zijn weten we wel al de basisregels.
Het is vanuit deze essentie dat Axoo werd ontwikkeld: hoe kunnen we zo eenvoudig mogelijk voldoen aan deze regels en administratieve overlast vermijden. Axoo helpt Belgische KMO’s om eenvoudig te voldoen aan de verplichte arbeidstijdregistratie vanaf 2027.
Veelgestelde vragen
↑Hoe bepaal je de verwachte aanwezigheidsduur?
De verwachte aanwezigheidsduur wordt ingesteld per werknemer in jouw MyAxoo.
Dit is de verwachte tijd tussen de IN en OUT scan, inclusief pauze.
Een werkdag van 8u met een pauze van 30 minuten is 510 minuten.
Je doet dit eenvoudig via een vast, herhalend werkrooster of via een kalender waarin je elke dag individueel kunt aanpassen.
Start gerust met een abonnement met 14 dagen bedenktijd.
Je merkt meteen hoe eenvoudig en intuïtief het systeem werkt.
Mijn bediende werkt normaal nooit op woensdag. Héél af en toe wisselt ze haar vrije dag met de maandag.
Je hoeft het werkrooster niet aan te passen.
De overtijd van wél werken op woensdag wordt geneutraliseerd door de ondertijd van niet werken op maandag.
Hoe weet de ScanTag wie er scant?
Elke werknemer die je toevoegt in jouw MyAxoo krijgt automatisch een code.
Bij de eerste IN-scan wordt deze code 1 keer gevraagd.
Daarna zal de ScanTag de smartphone herkennen die in jouw MyAxoo aan de werknemer is toegewezen.
Mijn werknemer wil zijn persoonlijke smartphone niet gebruiken. Wat nu?
Dat begrijpen we volledig. Daarom werd Axoo bewust zo ontworpen dat een smartphone geen persoonlijk hulpmiddel wordt.
De smartphone dient enkel als scanner, zoals een barcodelezer.
Er wordt geen enkele persoonlijke data van de smartphone gebruikt.
Is er een alternatief zonder gebruik van een smartphone?
Ja. Er kan ook in- en uitgeklokt worden via www.myaxoo.be/manualscan
Zijn er opstart- of administratieve kosten?
Neen. Jouw enige kost is het jaarlijks abonnement.
In de prijs zit de productie van jouw persoonlijke ScanTag en verzendingskosten inbegrepen.
Wat gebeurt er met mijn data als ik mijn abonnement stopzet?
Wanneer je jouw abonnement stop zet wordt de scanfunctie niet meer beschikbaar.
Je behoudt wel toegang tot jouw MyAxoo en tot jouw bestaande data en rapporten.
Wij garanderen dat je voldoet aan de bewaarplicht.
Wat als mijn werknemer vergeet te scannen?
Menselijke fouten komen voor. Axoo probeert ontbrekende uren niet zelf te verzinnen.
Een ontbrekende of onvolledige registratie wordt duidelijk gemarkeerd als afwijking of NO DATA. De oorspronkelijke registratie blijft ongewijzigd.
Werkgever of HR kan de situatie nadien wel correct interpreteren en verantwoorden. De werknemer kan bovendien via NOTA TOEVOEGEN extra context meegeven bij een scan.
Wat als mijn werknemer zijn smartphone kwijt is?
Wanneer de werknemer zijn nieuwe smartphone gebruikt voor een nieuwe scan zal de QR-code de smartphone herkennen als nieuw en opnieuw 1 keer de ID vragen.
Daarna is de nieuwe smartphone terug gekoppeld.
Kan mijn werknemer scannen bij "de buren"?
Neen. Elke ScanTag is uniek.
Wat bij ontslag?
Je kan in jouw MyAxoo ex-medewerkers op inactief zetten.
De oude data blijft uiteraard onveranderlijk bestaan.
Een werknemer verlaat de organisatie en geeft zijn bedrijfssmartphone aan zijn opvolger?
Je kan in jouw MyAxoo ex-medewerkers op inactief zetten. Op deze manier kan de opvolger zijn smartphone koppelen aan zijn profiel in MyAxoo.
De oude data blijft uiteraard onveranderlijk bestaan.
Wat met glijdende uren of nachtwerk?
De rapporten vermelden steeds het tijdstip van de scan-IN en scan-OUT,
de tijdsduur tussen de scanbewegingen en vergelijking met de referentieduur.
Een systeem met glijdende uren of nachtwerk heeft dus geen invloed op een objectieve registratie.
Hoe zet ik mijn abonnement stop?
Je kan jouw abonnement gemakkelijk stop zetten in jouw MyAxoo.
Jouw abonnement wordt dan niet meer automatisch verlengd. Er zijn geen verborgen opzegkosten.
Kan ik extra ScanTags bestellen?
Ja. Stuur ons gewoon een mailtje.
Een ScanTag kost 25 euro (exclusief 21% BTW - inclusief bezorging).
Kan mijn werknemer thuis scannen?
Ja, dat is technisch mogelijk.
Een werknemer kan scannen via de ScanTag in PDF-vorm die beschikbaar is in jouw MyAxoo.
Of er kan bewust een extra ScanTag besteld worden.
Hoe hiermee wordt omgegaan, is een bewuste keuze van de werkgever.
Laat je dit toe? Dan raden we aan dit duidelijk vast te leggen in de arbeidsovereenkomst of het arbeidsreglement.
Wil je dit niet toelaten? Axoo kan fraude niet technisch voorkomen.
Misbruik van de ScanTag kan, net zoals elke andere inbreuk op het arbeidscontract of arbeidsreglement, gesanctioneerd worden door de werkgever.